🏢 AZIENDE - Simulatore conversazionale AI

Le competenze trasversali come gestione delle priorità, comunicazione, leadership e problem solving sono difficili da allenare attraverso una formazione esclusivamente dichiarativa. Sapere teoricamente che cosa significhi “comunicare in modo assertivo” non equivale a riuscire a farlo quando un collaboratore è agitato, il tempo è poco e più problemi sembrano richiedere attenzione contemporaneamente.

Da qui nasce la domanda progettuale:

"come creare un ambiente sicuro in cui sperimentare decisioni e strategie comunicative, osservarne le conseguenze e ricevere un feedback senza i rischi di una situazione reale?"

Il progetto ha tradotto questa esigenza in un simulatore conversazionale basato sull’IA, sviluppato come prototipo durante il tirocinio. La progettazione non è stata lineare: scheda progettuale, prompt engineering, test, adattamenti e revisioni successive hanno accompagnato l’evoluzione dello scenario.

Il simulatore è rivolto a persone inserite in contesti professionali e organizzativi, senza richiedere uno specifico ruolo gerarchico. Le competenze esercitate: gestione delle priorità, comunicazione assertiva, problem solving sotto pressione e collaborazione; sono trasversali e possono essere rilevanti tanto per chi coordina altre persone quanto per chi lavora all’interno di un team.

Nello scenario specifico, l’utente assume temporaneamente il ruolo di responsabile dell’evento e deve guidare Davide, un giovane volontario inesperto e agitato. Questa scelta permette di creare una situazione in cui sia necessario prendere decisioni, stabilire priorità e comunicare con chiarezza, ma non implica che il simulatore sia destinato esclusivamente a manager o responsabili. L’ambientazione è volutamente non specialistica: l’organizzazione di una partita di pallacanestro di beneficenza permette di concentrare l’attenzione sulle competenze da esercitare senza richiedere conoscenze professionali specifiche.

Questa distinzione è importante: il destinatario può essere ampio, mentre il ruolo assunto dentro la simulazione è specifico. Ed è anche normale in uno scenario-based learning: posso non essere un manager nella vita reale, ma entrare per venti minuti in una situazione che mi costringe a esercitare decision making, gestione del tempo e comunicazione.

Al termine dell’esperienza, l’utente è chiamato a esercitare la capacità di:

1. distinguere tra urgenza e importanza, stabilendo priorità coerenti;

2. comunicare in modo chiaro, assertivo e rassicurante con un collaboratore in difficoltà;

3. affrontare imprevisti attraverso strategie di problem solving e decision making sotto pressione;

4. orientare la relazione verso la collaborazione e il raggiungimento di un obiettivo comune.

Il progetto lavora quindi su competenze trasversali legate a prioritizzazione, comunicazione, gestione della pressione, collaborazione e leadership, utilizzando la conversazione come spazio di esercitazione anziché come semplice canale di trasmissione di contenuti.

Il simulatore si basa su Scenario-Based Learning e apprendimento esperienziale, attraverso una conversazione AI semi-strutturata.

L’utente non seleziona semplicemente una risposta predefinita: può formulare liberamente la propria strategia comunicativa e osservare come il personaggio reagisce alle sue scelte. Lo scenario e il comportamento di Davide sono però guidati da istruzioni, vincoli e criteri progettuali che mantengono l’interazione coerente con gli obiettivi formativi. La simulazione diventa così un ambiente protetto di sperimentazione: è possibile provare, commettere errori, osservare le conseguenze e rielaborare quanto accaduto attraverso il feedback.

Questo approccio permette di spostare la formazione delle soft skills da un piano puramente teorico a un’esperienza concreta, in cui l’utente agisce, osserva le conseguenze delle proprie scelte e riflette sulle strategie adottate.

01 — SCENARIO

A poche ore dall’evento: l’utente assume il ruolo di responsabile dell’organizzazione di una partita di beneficenza. Mancano poche ore all’inizio e diversi imprevisti richiedono attenzione. Davide entra nella conversazione agitato e disorientato.

Output → comprensione della situazione e delle criticità

02 — PRIORITÀ

Da dove iniziamo? Davide presenta problemi di diversa importanza, senza riuscire a stabilire un ordine. L’utente deve raccogliere le informazioni, distinguere ciò che richiede un intervento immediato da ciò che può attendere e guidare il collaboratore verso una sequenza di azioni.

Output → definizione delle priorità

03 — CONVERSAZIONE

Guidare sotto pressione: la situazione evolve attraverso il dialogo. Tono, chiarezza, capacità di rassicurare, delegare e motivare le decisioni influenzano il comportamento del personaggio: Davide può calmarsi e collaborare oppure diventare più confuso e agitato.

Output → strategia comunicativa e decisionale

04 — CONSEGUENZE

La situazione reagisce: l’esperienza non valuta soltanto che cosa l’utente decide, ma anche come conduce l’interazione. Le reazioni del personaggio rendono visibili durante la simulazione alcune conseguenze delle scelte comunicative e organizzative.

Output → feedback implicito attraverso l’evoluzione della conversazione

05 — FEEDBACK

Rileggere l’esperienza: al termine della simulazione, l’utente riceve una restituzione sulle strategie adottate, con punti di forza, aspetti migliorabili e indicazioni utili per riflettere sulle proprie scelte. Il feedback può inoltre essere ripreso all’interno di un debriefing guidato da un formatore.

Output → feedback personalizzato e riflessione metacognitiva

Uno scenario familiare, non specialistico: la partita di beneficenza non è stata scelta per insegnare a organizzare un evento sportivo. Serve a creare una situazione comprensibile, credibile e sufficientemente complessa senza aggiungere conoscenze tecniche estranee agli obiettivi. In questo modo l’attenzione rimane sulle strategie comunicative e decisionali.

Davide non deve essere “facile”: l’inesperienza, l’agitazione e la confusione del personaggio sono elementi progettuali, non difetti. Davide crea una situazione nella quale non basta indicare la soluzione corretta: l’utente deve anche capire come accompagnare un collaboratore verso quella soluzione.

Libertà, ma entro confini: una conversazione completamente predeterminata avrebbe ridotto il realismo; una conversazione completamente libera avrebbe rischiato di perdere gli obiettivi formativi. Da qui la scelta di progettare una interazione semi-strutturata, nella quale il partecipante può formulare liberamente le proprie risposte mentre il comportamento dell’agente rimane guidato.

Dal prompt 1.0 al prototipo finale:

1.0 → Personaggio: molto realismo narrativo, ma risposte troppo lunghe e teatrali.

2.0 → Struttura: scenario, ruolo e obiettivi diventano più espliciti.

2.2 → Errore: viene introdotta una segnalazione intenzionalmente errata per costringere l’utente a verificare prima di agire.

3.0/3.1 → Equilibrio: prompt più essenziale, maggiore coerenza, vincoli più precisi e imprevedibilità controllata.

Scheda progettuale: scenario, personaggio, obiettivi e logiche dell’esperienza. → Vai al file

Prototipo: screenshot dell’interfaccia e del personaggio Davide, se puoi pubblicarli. → Vai al file

Feedback: esempio anonimizzato della restituzione generata al termine dell’esperienza. → Vai al file

→ Leggi la tesi completa (capitolo dedicato al simulatore: capitolo 6)

L’assessment è progettato in chiave formativa, non certificativa. Durante la conversazione vengono osservate dimensioni coerenti con gli obiettivi dell’esperienza: capacità di stabilire priorità, chiarezza comunicativa, gestione dell’agitazione del collaboratore, delega, problem solving e motivazione delle decisioni.

Una prima forma di feedback è già incorporata nella conversazione: Davide reagisce al modo in cui viene gestito, permettendo all’utente di cogliere durante l’esperienza alcuni effetti delle proprie strategie. Al termine, un prompt dedicato genera una restituzione più strutturata che mette in evidenza punti di forza, aree di miglioramento e possibili strategie alternative.

Il feedback non vuole quindi stabilire se l’utente sia “bravo” o “scarso” nella competenza, ma trasformare ciò che è avvenuto nella simulazione in materiale per la riflessione e per una successiva azione più consapevole.

Il simulatore è stato sviluppato e testato iterativamente durante il tirocinio, ma non è stata condotta una sperimentazione formale con un campione di utenti finali. Durante lo sviluppo, le sessioni di prova sono state utilizzate per osservare la coerenza delle risposte, la fluidità della conversazione, la tenuta narrativa e l’aderenza agli obiettivi formativi, traducendo le criticità emerse in successive revisioni del prompt e delle logiche del simulatore.

In una successiva implementazione valuterei l’esperienza coinvolgendo direttamente i partecipanti e raccogliendo dati su realismo percepito, chiarezza delle istruzioni, qualità del feedback, capacità del sistema di adattarsi a strategie comunicative differenti e utilità percepita rispetto alle competenze allenate.

Il prototipo apre diverse possibilità di evoluzione.

Una prima direzione riguarda la validazione con utenti reali, coinvolgendo professionisti e formatori per osservare il grado di realismo, la qualità del feedback e l’effettiva capacità della simulazione di stimolare riflessione sulle proprie strategie.

Sul piano progettuale, il sistema potrebbe essere esteso introducendo domande riflessive nel feedback, nuove varianti dello scenario e situazioni collaborative in cui più partecipanti assumono ruoli differenti.

Sul piano tecnico, ulteriori iterazioni potrebbero rafforzare la coerenza narrativa e il controllo della variabilità generativa, mantenendo quello spazio di imprevedibilità che rende la simulazione realmente diversa da un tradizionale scenario a risposte predefinite.